Il s’agit principalement de faire le suivi du plan de passation des marchés et de l’exécution de ce dernier. Le SPM apportera un appui au suivi du respect des termes des marchés. Le suivi technique relève de la compétence du bénéficiaire et des services techniques concernés, et le suivi financier sera réalisé par le Responsable Administratif et Financier (RAF) du Projet. Le suivi de l’exécution physique et financière du marché relève du SPM. Il récapitulera dans les rapports, l’état d’avancement physique des marchés en cours d’exécution et le niveau d’exécution financier de chaque marché. Il devra compléter les dates de réalisation aux diverses étapes du plan de passation des marchés dans le STEP pour le SPM et dans le SIGMAP.

3.1.1.1  Champ d’application

Tous les marchés passés et exécutés dans le cadre du Financement du Projet.

3.1.1.2  Procédures de suivi et recommandations

·      La situation des marchés passés sur le Projet sera faite par le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM).

·      La saisie dans le module gestion des marchés du logiciel comptable se fera par le comptable du Projet.

·      Tous les trois (3) mois, le SPM prépare un rapport sur la passation des marchés.

·      Le suivi des paiements sera réalisé par le RAF ou le comptable qui devra transmettre une copie de la demande et de la preuve de paiement au SPM pour classement dans le dossier du marché.

Il est fortement recommandé d’examiner l’état de mise en œuvre des plans de passation des marchés au cours des réunions de coordination du Projet. On identifiera les retards et proposera un plan d’action en vue d’apporter les améliorations nécessaires.

3.1.2        La réception de biens

3.1.2.1  Objet et principes de procédure

Réceptionner toute livraison de fournitures, travaux ou de services acquis par le Projet. Les livraisons sont réceptionnées par une commission de réception dont la composition est fonction de l’ampleur du marché à réceptionner. La commission de réception devra être constituée conformément aux dispositions du Code des Marchés Publics en vigueur au Niger.

Toute réception de bien devra donner lieu à la rédaction d'’un PV de réception signé par le titulaire et tous les membres de la commission. Le procès-verbal de réception est préparé par le SPM ou toute autre personne désignée.

Concernant les marchés de Fournitures et travaux, pour être acceptés, les livraisons doivent correspondre quantitativement et qualitativement au contenu du bordereau des quantités et des spécifications techniques du marché ; d’où une vérification des quantités livrées et du bon état physique et de fonctionnement des fournitures ou des ouvrages. Le titulaire du marché devra être invité par écrit à la réception. Si la quantité livrée ne correspond pas à la quantité prévue dans le marché, la commission de réception le notifie au titulaire du marché dans le PV de réception  ; en cas d’absence du fournisseur, le PV lui sera transmis par courrier par le SPM. Il peut être accepté ou non, selon le bénéficiaire, la réception d’une livraison partielle.

Concernant les contrats de Services de consultants, pour être acceptés, les différents rapports soumis devront être validés par les responsables ou services techniques disposant de compétence dans le domaine de la mission du consultant. Les éventuels commentaires seront transmis par écrit au consultant par l’intermédiaire du SPM.

3.1.2.2  Champ d’application

La procédure s'’applique pour la réception de tous marchés financés par le Projet.