Au début de chaque année fiscale, l’Unité de Coordination du Projet soumet à l’examen et à l’approbation de l’IDA, le plan de passation des Marchés annuel à travers la plateforme STEP. Ce PPM en conformité avec les analyses retenues dans la PPSD sera saisi dans STEP et fera l’objet d’une validation en fonction des besoins du Projet.

Le Plan de passation des marchés (PPM) est dressé par le Spécialiste en passation des marchés (SPM) avant le début de chaque année. Le PPM est élaboré à partir du plan de travail et du budget annuel (PTBA).

C’est un document de planification de la passation des marchés qui fournit les renseignements précis suivants par catégories de dépenses  :

−     Les travaux  ;

−     Les fournitures de biens et services non consultants  ;

−     Les services de consultants.

Ce plan comporte au minimum les éléments ci-après :

F la désignation des marchés  ;

F l'’estimation (coût) prévisionnelle  ;

F la méthode de passation de marché  ;

F le type d’examen (à priori ou à posteriori).

Le PPM est élaboré selon la procédure suivante :

−     Préparation d’un avant-projet de PPM parle le SPM ainsi que les différents responsables d’activités (points focaux des services techniques et cadres du Projet) à partir du PTBA ;

−     Discussion de l’avant-projet de PPM par le SPM, le Coordonnateur, le RAF et les autres spécialistes et experts de la Coordination du Projet ainsi que les points focaux ;

−     Prises-en compte par le SPM, des amendements issus des discussions pour produire le projet de PPM ;

−     Transmission du projet de PPM au Coordonnateur du Projet ;

−     Visa du projet de PPM par le Coordonnateur ;

−     Le PPM est saisi automatiquement par le SPM sur l’outil électronique de planification et de suivi systématique du cycle de passation des marches appelé STEP ainsi que sur le SIGMAP. A cet effet, le SPM est tenu de la mise à jour régulière des différentes étapes (A initier ou déjà exécuter) ;

−     Examen du projet de PPM par l’IDA et délivrance de la non-objection  ;

−     Le PPM approuvé par l’IDA est téléchargé et archivé par le SPM en autant d’exemplaires que de destinataires ventilés comme suit pour classement provisoire  :

§  1 exemplaire pour le Coordonnateur,

§  1 exemplaire pour le RAF,

§  1 exemplaire pour le SPM

§  1 exemplaire pour chaque responsable technique ayant des activités dans le PPM,