Sélection des ONG partenaires
Les ONG jouent un rôle essentiel dans la mise en œuvre des activités du Projet HASKÉ et la gestion des ressources du Projet. Étant donné qu’un nombre important de ces acteurs pourrait être amené à postuler pour la mise en œuvre du Projet, et vu que des budgets consistants pourraient être mis à leur disposition, il est important que les UGP-HASKÉ de concert avec les Maires, mettent en place une procédure rigoureuse et transparente passant par des critères objectifs de sélection de ces ONG et d’assurer une supervision efficace de leur performance pendant la mise en œuvre des activités. Ces ONG recevront un mandat d’exercer en qualité de Maitre d’Ouvrage Délégué (MOD).
Un comité de sélection qui a pour rôle de conduire toutes les étapes du choix des ONG doit être mise en place par les UGP concernées et la Commune. Ce comité est composé des représentants de l’UGP et d’un représentant de la Commune et des personnes ressources au besoin. Les activités de sélection suivront les étapes suivantes :
· Phase préparatoire
Cette phase prend en compte l’élaboration des Termes de Référence (TdR) et la publication de l’avis à manifestation d’intérêt. Ces TdR qui mettent un accent sur les critères d’éligibilité des ONG et le profil des soumissionnaires, sont soumis à l’appréciation de la Banque mondiale avant leur publication.
Ensuite, sur la base des TdR ainsi élaborés et approuvés par la Banque, l’UGP procède à la publication de la manifestation d’intérêt. Une large diffusion de l’appel est faite à travers le quotidien officiel « Le SAHEL » et/ou d’autres canaux ainsi que les radios locales des communes concernées. Une période d’au moins deux (2) semaines est accordée aux soumissionnaires intéressés pour préparer et soumettre leur dossier.
· Phase de soumission
A cette phase, les ONG intéressées sont invitées à se faire connaître et à fournir des informations sur leurs expériences et leurs compétences en rapport avec la nature de la mission. Sur la base de ces informations, le Comité de sélection évalue la capacité des ONG. Les principaux critères qui déterminent le choix de ces ONG sont :
o Qualifications de l’ONG : L’ONG doit avoir des expériences prouvées dans le développement communautaire, le secteur de l’énergie, des énergies renouvelables. etc et disposer d’un personnel qualifié pour gérer un Projet d'activités dans le secteur de l’énergie, de l’électrification rurale..etc..
ü Domaine d’intervention de l’ONG : L’ONG doit avoir des expériences antérieures dans les domaines suivants :
ü L’information-sensibilisation
ü Le développement communautaire,
ü le secteur de l’énergie
ü l’assistance aux réfugiés et personnes vulnérables
ü la mobilisation et intermédiation sociale.
ü Le plaidoyer
ü La formation
ü Expérience antérieure de financement et bailleurs : L’ONG doit présenter la liste des Projets exécutés par le passé, le titre du Projet, ainsi que ses bailleurs en joignant les adresses de ceux –ci ou la source de financement du Projet et le montant, ainsi que les certificats/attestations de bonne fin d’exécution. Les ONG locales ayant les qualifications et les références les plus adéquates seront choisies pour la négociation du marché avec le comité de sélection. Les dossiers choisis dans ces conditions sont transmis à la Banque mondiale pour avis de non objection. Ces dossiers doivent comprendre :
1. Le procès-verbal de sélection, comprenant au minimum :
ü la liste des membres du Projet HASKÉ ayant participé à cette prise de décision (UGP, Communes et Personnes ressources) ;
ü l’énoncé des principes appliqués pour parvenir à cette décision ;
2. Le texte de l’accord que l’UGP se propose de conclure avec chaque ONG, comportant notamment le chronogramme des activités, les cadres de performances et le budget annuel.
· Phase de l’évaluation institutionnelle des ONG
L’UGP est investi, en vertu de l’Accord de prêt signé avec la Banque mondiale, de la mission d’évaluer les capacités des ONG pour entreprendre les activités envisagées dans le cadre du Projet avant de leur transférer des ressources. La liste des ONG sélectionnées est envoyée à la Banque mondiale pour recueillir l’avis de non objection. La nature exacte de l’évaluation dépend de l’ONG considérée et de la nature des activités qu’elle est appelée à exécuter.
L’outil d’évaluation à utiliser doit comporter une liste de contrôles pour apprécier in situ les capacités de la Structure en termes de :
ü gestion programmatique ;
ü gestion financière ;
ü gestion des approvisionnements et des stocks ;
ü gestion des ressources humaines ;
ü suivi évaluation.
Cet exercice permet à l’équipe d’évaluation de relever les domaines dans lesquels la Structure évaluée dispose des atouts ou des aptitudes réelles et les domaines qui nécessitent une amélioration voire un renforcement.
· phase de contractualisation
Les soumissionnaires retenus à l’issue de ce processus de sélection engagent des négociations pour la signature des contrats.
Les UGP doit conclure avec les ONG et le Maire de la commune concernée un accord de deux ans renouvelable à l’issue d’une évaluation de performance et de capacité. Cet accord doit être conforme aux dispositions de l’Accord de financement et acceptable pour la Banque mondiale. Il faut signaler qu’avant la signature d’un quelconque accord avec l’ONG ou d’un décaissement, l’obligation est faite à celle-ci d’ouvrir un compte bancaire spécial séparé pour la mise en œuvre des activités du Projet HASKÉ. La négociation du contrat doit se faire en présence d’un Responsable de la commune concernée pour permettre une implication à temps des autorités communales. La signature du contrat avec les ONG sera effectuée par l’UGP Concernée et les autorités des communes concernées.
Font partie intégrante dudit accord, les documents suivants :
o le plan de travail qui détermine les activités du portefeuille de l’ONG pour la période couverte par le contrat ;
o le cadre de performance qui détermine les ressources nécessaires pour la prestation de services. Les coûts doivent être évalués pour le nombre de services ciblés et modélisés pour tenir compte de l’impact des différents niveaux de services et de qualité sur les coûts fixes et variables. Le coût unitaire de chaque prestation de service est évalué et ensuite multiplié par le nombre cible de chaque prestation pour obtenir le coût total devant servir à l’établissement du contrat de prestation.
o Un manuel d’exécution spécifique qui décrit l’ensemble des règles de gestion applicables à l’utilisation des ressources, la passation des marchés et l’élaboration des rapports périodiques de gestion.
Ainsi décrite, on note que, pour effectivement jouer leur rôle de maitre d’ouvrage, les responsables de la commune concernée doivent être associés à toutes les étapes de déroulement de la procédure de sélection des ONG devant intervenir dans la mise en œuvre des activités du Projet.
NB : une ONG peut être choisie pour encadrer une ou plusieurs communes.
· Phase d’évaluation périodique des activités des ONG partenaires
Les ONG sélectionnées feront l’objet d’une évaluation de leur capacité et performance une fois par an par les UGP parties au contrat. Les résultats de l’évaluation permettront de déterminer la poursuite ou non des activités avec les ONG concernées.
Cette évaluation annuelle entrera en ligne de compte lors de l’évaluation destinée à renouveler les contrats des ONG concernées.